Как правильно хранить документы? 3 простых совета!

Документы имеют свойство накапливаться, особенно, если ты #самсебегенеалог. Непонятно — что хранить, а что нет. Та еще головная боль! Надеемся, что наши простые советы помогут навсегда от неё избавиться.

Как правильно хранить документы? 3 простых шага!

⠀
Шаг 1. Определяем ценность

 

Не храним

Это прошлогодние чеки, истекшие гарантийные талоны, инструкции, оплаченные счета, визитки и прочий хлам. Зачем хранить выцветший чек из неизвестного магазина или инструкцию по использованию сковородки?

 

Нужно разобраться

Это чеки, которые нужно внести в бюджет, документы, которые нужно изучить и т.д.

 

Нужно сохранить!

1. Личные документы. Паспорта, медицинские страховки, документы об образовании, военные билеты, дипломы. Кроме того, мы рекомендуем хранить грамоты и награды, это сильно характеризует вас как личность.
2. Рабочие документы. Если эти документы имеют значение для общей истории, то пригласите коллег или специалистов для оценки важности и передайте им. Посмотрите, нет ли в документах яркого эпизода, например, автографа. Эти уникальные вещи могут заинтересовать коллекционеров и продолжить жизнь на выставках или в публикациях.
3. Фотографии, открытки и письма. Люди любили подписывать на оборотной стороне от кого, куда, кому — это тоже важно. Если их скопилось слишком много, то обратите внимание на своих родственников: возможно у них сохранилось меньше фотографий, поделитесь с ними. Это повысит шансы на сохранность. Не забудьте перед этим их оцифровать, конечно же.

 

Обязательно посмотрите список документов, полезных при генеалогическом исследовании. Возможно, у вас дома сохранилось что-то важное!

 

Шаг 2. Оцифровываем

Бумага со временем портится, теряет цвет и просто ветшает. С цифровой копией такого не случается!

В первую очередь обязательно оцифровываем личные, рабочие документы и фотографии. Кстати, необязательно хранить в оригиналах свои грамоты из кружков, тетради и дневники — их можно просто отсканировать. Копии некоторых документов можно сохранить и в бумажном варианте. Например, напечатать можно копии паспорта, свидетельства о рождении, страховки или похожих документов. Лучше всего хранить копии вместе с оригиналом. Если ксерокопии израсходовались – пополните их!

 

 

Шаг 3. Сортируем все по папкам

 

Обязательно купите папки с файлами, где будете хранить оригиналы. Конечно, подойдут и пластиковые папки с застежками. Важно систематизировать документы удобным вам способом, и не забудьте подписать каждую папку. Потом скажете себе спасибо!

Цифровые копии рассортируйте в таком же порядке. Раз в два года рекомендуется менять носитель. Перезаписывайте всю информацию на новый жесткий диск. Жесткие диски имеют свойство неожиданно приходить в негодность, поэтому цифровую информацию тоже лучше перестраховывать, если хочется сохранить ее на долгие годы.

Удостоверьтесь, что ваши документы хранятся в надёжном месте и им не грозит деформация от влажности, температуры или других факторов. Легче всего хранить их в коробках на верхних полках шкафа.
⠀

А как храните документы вы?